À titre de propriétaire, le CA d'un office peut adopter des règlements d'immeuble et d'autres clauses additionnelles qui deviendront ensuite une partie intégrante du bail des locataires. Il doit cependant respecter la procédure légale suivante :

• L'office doit faire parvenir à tous ses locataires au moins 3 mois avant l'échéance du bail les modifications qu'il souhaite apporter aux conditions du bail (article 1942 du C.c.Q.Code civil du Québec);
• Un locataire a ensuite un mois pour aviser l'office, par écrit, qu'il refuse les nouvelles clauses, sinon il est considéré avoir accepté les conditions du bail (article 1945 du C.c.Q.Code civil du Québec);
• Lorsque le locataire refuse les nouvelles clauses, l'office a un mois pour s'adresser à la Régie du logement pour faire fixer les conditions du bail (article 1947 du C.c.Q.Code civil du Québec).

On peut contester
Si la loi permet à un locataire individuel de contester les clauses additionnelles que l'office peut vouloir ajouter au bail sans avoir peur de perdre son logement, l'ensemble des locataires à travers leur CCRComité consultatif de résidant-e-s, instance permettant aux locataires de participer à la gestion de leur HLM ont également le droit de contester la pertinence ou la légalité de certaines clauses sans crainte de représailles.

Selon la SHQSociété d'habitation du Québec, propriétaire des HLM, les offices doivent respecter les conditions suivantes pour élaborer leurs règlements d'immeuble et leurs clauses additionnelles au bail :

• que les règles prescrites soient bien définies et qu'elles respectent les articles 1893 et 1894 du C.c.Q.Code civil du Québec;
• que les clauses abusives soient évitées à tout prix;
• que les CCRComité consultatif de résidant-e-s, instance permettant aux locataires de participer à la gestion de leur HLM soient impliqués lors de l'élaboration d'un nouveau règlement d'immeuble ou de clauses additionnelles au bail ou lors de leur révision;
• que la Charte des droits et libertés de la personne, les règlements municipaux et la législation québécoise soient respectés lors de l'élaboration d'un règlement d'immeuble ou de clauses additionnelles au bail ou de leur révision.