«À la suite de la première assemblée, convoquée par l’office, le comité consultatif peut fonctionner de façon autonome, c’est-à-dire qu’il peut convoquer lui-même les rencontres du comité. Toutefois, si le CCR ne souhaite pas fonctionner de façon autonome, l’office pourra convoquer lui-même le CCR à chacune de ses rencontre. » (Directive sur la participation des locataires, SHQ, chap. B, section 3, sujet 3)
Dans le but d’assurer la bonne marche du CCR, il est nécessaire d’adopter des règles de fonctionnement. Ces règles permettront de préciser qui est membre du CCR, comment combler les postes vacants, comment prendre des décisions, le quorum, etc..
En premier lieu, les membres du CCR doivent élire un-e président-e qui aura la responsabilité de préparer l’ordre du jour et d’animer les réunions. Le secrétariat peut être assumé par un locataire membre du comité ou par une personne ressource.
Étant donné que le CCR étant une instance de locataires, en principe, la direction de l’office ne peut pas en assumer la présidence. Elle peut toutefois être d’un grand support pour aider à la préparation de l’ordre du jour et à l’animation de la rencontre. Un locataire élu à titre d’administrateur de l’office peut occuper le poste de président du CCR.
Si aucun locataire n’a d’expérience ni d’intérêt pour cette fonction, la direction peut jouer ce rôle mais en gardant la préoccupation de tenter d’initier un locataire. Le CCR peut aussi demander les services d’une ressource extérieure à l’office, comme le CLSC ou d’un organisme communautaire du milieu pour animer les rencontres de CCR.
Le quorum est fixé à 50 % + 1 des membres; les votes se prennent à la majorité simple.
Le CCR se rencontre aussi souvent qu’il le juge nécessaire. Certains se voient tous les mois, d’autres aux deux mois, 4 fois par année, 2 fois par année, etc..
Pour que le CCR soit dynamique et que les bénévoles qui s’y impliquent se sentent motivés, il est important de créer une régularité et de reconnaître l’importance de leur apport. Le CCR devrait se réunir pour étudier le budget annuel de l’office, son plan triennal de modernisation, lorsque l’office veut adopter des règlements qui auront des conséquences sur les services ou les règlements concernant les locataires.
Le CCR peut inviter des employés de l’office ou des personnes ressources de l’extérieur (CLSC, FLHLMQ, etc.) à participer à toute la durée de la réunion ou à une partie seulement. Le CCR doit obtenir toutes les informations nécessaires pour ensuite être capable de formuler son propre point de vue.
Voici un aperçu du contenu de l’ordre du jour d’un CCR :
La directive de la SHQ sur la participation des locataires à la gestion spécifie clairement :
« Au besoin, l’office rembourse les frais de déplacement ainsi que les frais de garde des locataires lorsque ceux-ci assistent aux réunions du CCR ou participent à d’autres activités du comité consultatif reconnues par l’office. Celui-ci effectue le remboursement de ces frais en tenant compte de ses disponibilités budgétaires. » (Chap. B, sec. 3 Sujet 3, page 1)